חותמת אפוסטיל היא אישור בינלאומי המאמת את תקפותם של מסמכים רשמיים בין מדינות. אם אתם מתכננים פעילות בחו"ל – מלימודים ועד עסקים – ייתכן מאוד שתזדקקו לחותמת אפוסטיל.
מדריך זה יסביר הכל על חותמת האפוסטיל: מהי, מתי נדרשת ואיך לקבל אפוסטיל בישראל.
מהי חותמת אפוסטיל ואמנת האג?
כנוטריון אני תמיד מסביר ללקוחות, שניתן לראות בחותמת אפוסטיל כמעין "דרכון" למסמכים שלכם.
למעשה, זהו אישור בינלאומי שמראה שמסמך מסוים, כמו תעודת לידה או תעודת בגרות, הוא אמיתי ורשמי.
הרעיון של החותמת נוצר במסגרת הסכם בינלאומי שנקרא אמנת האג, אשר נחתם בשנת 1961 וזאת כדי להקל על מדינות להכיר במסמכים אחת של השנייה. לרשימה המעודכנת של המדינות החברות באמנה, ניתן לעיין כאן.
לדוגמה, אם אתה רוצה ללמוד באוניברסיטה בארה"ב, אז האוניברסיטה תרצה לדעת שהתעודה שלך מישראל היא אמיתית.
כאן נכנסת לתמונה חותמת האפוסטיל, שמאשרת לאוניברסיטה שהתעודה שלך היא רשמית ומוכרת על ידי הרשויות בישראל. כך בעצם, הם יכולים להיות בטוחים שהמסמך שלך אמין ותקף.
מתי נדרש אישור אפוסטיל במדינה זרה?
אישור אפוסטיל נדרש במגוון רחב של מצבים, להלן מספר דוגמאות:
- רישום ללימודים במוסד אקדמי בחו"ל
- נישואין במדינה זרה (למשל, כשנדרשת תעודת רווקות)
- רכישת או מכירת נדל"ן בחו"ל
- פתיחת עסק במדינה אחרת
- הליכי אימוץ בינלאומי
- הגשת בקשה לאזרחות זרה
- הצגת תעודות מקצועיות או אקדמיות בחו"ל
חשוב לציין: לא כל המדינות דורשות אפוסטיל. ארה"ב, רוב מדינות האיחוד האירופי ורוסיה הן חלק מהמדינות החתומות על אמנת האג.
לעומתן זאת, תאילנד, איחוד האמירויות הערביות אינם חלק מהאמנה ודרוש תהליך שונה לאימות מסמכים.
רק העיר כי לעניין איחוד האמירויות הערביות, יש הסדר זמני שונה בנוגע לאימות מסמכים רשמיים, להלן ההסדר הזמני כפי שפורסם באתר משרד החוץ – לחץ לקרוא.
.
איפה ניתן לקבל חותמת אפוסטיל בישראל?
כדי לקבל חותמת אפוסטיל בישראל יש להבין כי, התהליך משתנה בהתאם לסוג המסמך.
להלן הסבר מסודר על הגופים המאשרים:
במשרד החוץ (מסמכים ציבוריים בלבד):
חותמת האפוסטיל אשר ניתנת על ידי משרד החוץ בירושלים, היא עבור מסמכים ציבוריים שהונפקו על ידי רשויות ממשלתיות בישראל לדוגמא (כגון: תעודת זהות, תעודות נישואין ממשרד הפנים או תעודות השכלה ממשרד החינוך).
השירות ניתן במשרד החוץ בירושלים בלבד.
יש לתאם פגישה מראש.
חשוב לציין: אין אפשרות לקבל את שירות האפוסטיל בערים אחרות או בנציגויות ישראל בחו"ל.
בבתי משפט (מסמכים פרטיים בלבד):
עבור מסמכים פרטיים (כגון תצהיר נוטריוני, אימות חתימה נוטריוני) שאושרו על ידי נוטריון קיימים שני סוגי תעודות לאימות:
תעודת "אפוסטיל":
- מיועדת למדינות החברות באמנת האג (מיום 05.10.1961).
- מוכרת כאימות בלעדי ומספק במדינות החברות באמנה.
- כתובה בנוסח ובצורה שנקבעו באמנה.
- מודבקת על-גבי האישור הנוטריוני.
- כרוכה בתשלום אגרה בדואר או אונליין.
"תעודה שאינה על-פי האמנה":
- מיועדת למדינות שאינן חברות באמנת האג.
- ניתנת מכוח חוק הנוטריונים, התשל"ו-1976.
- מאמתת חתימת נוטריון על מסמכים המיועדים למדינה שאינה חברה באמנה.
- מודבקת על-גבי האישור הנוטריוני.
- טעונה אישור נוסף של משרד החוץ לשם הכרתה במדינת היעד.
- פטורה מתשלום אגרה לבית המשפט.
מידע נוסף על רשימת בתי המשפט שמנפיקים חותמת אפוסטיל, לחצו כאן.
חשוב מאוד: בכל מקרה, יש לוודא אם המדינה אליה נגיש את המסמך היא חברה באמנת האג, שכן אם לא אז נצטרך לבדוק איזה תהליך נדרש וכן לוודא מראש שהמסמכים הם מקוריים ושהם עומדים בדרישות הספציפיות של הגוף המנפיק את חותמת האפוסטיל.
תהליך קבלת אישור אפוסטיל בישראל
קבלת חותמת אפוסטיל במדינת ישראל כולל מספר שלבים. להלן טבלה המסבירה את התהליך במשרד החוץ ובבתי המשפט:
| שלבים |
בתי משפט |
משרד החוץ |
| 1. הכנת מסמכים |
ודא שהמסמך הוא מקורי ואושר על ידי נוטריון מוסמך. דוגמאות: ייפוי כוח, תצהירים. (לדאוג לתרגום נוטריוני מראש) |
ודא שהמסמך הוא מסמך ציבורי שהונפק על ידי רשות ממשלתית. דוגמאות: תעודת לידה, תעודת נישואין. (לדאוג לתרגום נוטריוני מראש) |
| 2. תיאום פגישה |
אין צורך בתיאום פגישה מראש. |
יש לתאם פגישה מראש במשרד החוץ בירושלים. |
| 3. הגשת מסמכים |
הגש את המסמכים במזכירות בית המשפט המחוזי או השלום הקרוב למקום מגוריך. |
הגש את המסמכים במשרד החוץ בירושלים. |
| 4. תשלום אגרה |
שלם את האגרה בדואר או באופן מקוון. |
שלם את האגרה דואר או באופן מקוון. |
| 5. קבלת חותמת |
קבל את חותמת האפוסטיל המאשרת את חתימת הנוטריון. |
קבל את חותמת האפוסטיל המאשרת את המסמך הציבורי. |
💡 טיפ חשוב: דאגו מראש לתרגם את המסמכים שאתם מבקשים להחתים באפוסטיל אצל נוטריון.
טעויות נפוצות בתהליך האפוסטיל וכיצד להימנע מהן
במהלך שנות עבודתי כנוטריון, נתקלתי במספר טעויות נפוצות שיכולות להוביל לעיכובים ואף לדחיית המסמכים:
אחת הטעויות הנפוצות היא אי-הבנה של הדרישות הספציפיות לאפוסטיל, שכן הדרישות משתנות בין מדינות וסוגי מסמכים שונים. חשוב לבדוק מראש אם המדינה שאליה מיועד המסמך היא חלק מאמנת האג, שכן מדינות שאינן חברות באמנה דורשות תהליך שונה לאימות המסמכים.
בנוסף, שימוש במסמכים לא מעודכנים או לא מדויקים הוא טעות נוספת שיכולה להוביל לדחיית הבקשה. יש לוודא שהמסמכים בתוקף, שהחותמות והחתימות ברורות, ושכל הפרטים נכונים ומדויקים.
עוד טעות נפוצה היא דחיית תהליך האפוסטיל לרגע האחרון, שכן התהליך יכול להימשך מספר שבועות. מומלץ להתחיל את התהליך מוקדם ככל האפשר כדי להימנע מעיכובים.
לדוגמא לפני מספר שנים נתקלנו לשביתה של משרד הפנים אשר גרמה לעיכוב רב בקבלת החותמות, במיוחד שהיה מדובר באישור אפוסטיל לתעודת יושר, אשר מוגבל בזמן, מבחינת המדינה אשר אליה הוא אמור היה להיות מוגש.
עלויות חותמת אפוסטיל בישראל
העלויות לקבלת חותמת אפוסטיל משתנים בהתאם להגוף המטפל:
אגרות משרד החוץ:
עלות חותמת אפוסטיל במשרד החוץ היא 35 שקלים למסמך.
אגרות אפוסטיל בתי משפט:
עלות חותמת אפוסטיל בבתי משפט היא כ-40 שקלים למסמך.
אישור נוטריוני ותרגום:
עלות האישור הנוטריוני נקבעת לפי תקנות הנוטריונים (שכר שירותים), ולכן היא אחידה בין כל הנוטריונים בישראל.
עלויות התרגום, אם נדרש, עשויות להשתנות בהתאם לכמות המילים אותם אנו מבקשים לתרגם ולשפה הנדרשת.
לפירוט מלא של העלויות, ניתן לעיין במאמר "נוטריון מחירון 2024" באתר שלנו, המספק מידע מקיף ועדכני על תעריפי הנוטריונים.
לוחות זמנים לקבלת אפוסטיל
לוחות הזמנים לקבלת חתימת אפוסטיל משתנות בין הגורמים המאשרים
משרד החוץ:
התהליך במשרד החוץ עשוי להימשך מספר ימים עד שבועות, בהתאם לעומס ולסוג המסמך.
בתי משפט:
לוחות הזמנים משתנים בהתאם לעומס העבודה בבתי המשפט השונים, אך מניסיוני זה יכול להיות ברוב המקרים באותו היום. מומלץ לבדוק ישירות עם בית המשפט הרלוונטי.
חשוב לזכור כי העלויות בתקנות והזמנים עשויים להשתנות, ולכן מומלץ תמיד לבדוק את המידע העדכני ביותר או להתייעץ עם נוטריון מוסמך לפני תחילת התהליך.
סיכום: חשיבות האפוסטיל בפעילויות בינלאומיות
חותמת אפוסטיל היא כלי חיוני בכל פעילות בינלאומית משמעותית. הבנת התהליך והיערכות מוקדמת יכולות להפוך את החוויה לחלקה ויעילה. זכרו, המפתח הוא תכנון מראש והבנת הדרישות הספציפיות למקרה שלכם, בין אם מדובר בתעודת לידה או כל מסמך רשמי אחר.
אם נתקלתם בשאלות נוספות או במצבים מיוחדים, אל תהססו לפנות לייעוץ מקצועי. עם ניסיון של למעלה מ-20 שנה בתחום, אני כאן לסייע לכם לנווט בבטחה בעולם המורכב של אישורים בינלאומיים.
לסיום, חשוב לזכור כי עולם האפוסטיל מתפתח כל הזמן.
מדינות חדשות מצטרפות לאמנה, ואחרות משנות את דרישותיהן. הקפידו תמיד לבדוק את המידע העדכני ביותר לפני תחילת התהליך.
💡 טיפ אחרון: הכל ניתן לעשות לבד אולם לפני שאתם יוצאים לדרך, מומלץ לבדוק באתר משרד החוץ או להתייעץ עם נוטריון לגבי הדרישות הספציפיות למקרה שלכם. זה יכול לחסוך לכם זמן, כסף ועוגמת נפש בטווח הארוך.
צריכים עזרה נוספת? אני פה בשבילכם!
אם יש לכם שאלות נוספות בנושא אפוסטיל ושירותי נוטריון או אם אתם זקוקים לסיוע בתהליך, אני, הנוטריון ערן עקראוי, עומד לרשותכם. עם ניסיון רב בתחום, אני יכול לעזור לכם לנווט בתהליך בקלות ויעילות.
